logo







Chương Trình Adobe Acrobat Là Gì và Hồ Sơ Dạng .PDF Dùng Như Thế Nào?

Phạm Lệ-Hương (lepham@juno.com) [Rev.11-2001]

Nhằm mục đích phổ biến tài liệu trên Internet một cách dễ dàng và nhất quán, tránh được vấn đề trục trặc của việc chưa có tiêu chuẩn chung để dùng tiếng Việt trên mạng Internet, nhiều cơ quan, đoàn thể đã quyết định đăng các bài viết bằng tiếng Việt với một trong hai dạng chữ VPS VNI hay Unicode dưới dạng HTML. Ngoài ra trên Internet bạn thường thấy có những cơ quan của chính phủ Liên Bang hay Tiểu Bang của Hoa Kỳ hay những Hội đoàn đã yết thị những mẫu đơn (chẳng hạn như các mẫu ấn chỉ khai thuế, mẫu xin sổ thông hành, v.v..) hay những bài viết rất hữu ích bằng những hồ sơ dưới một dạng khác hơn là TEXT hay HTML. Những kết nối bạn thấy trên www có hàng chữ PDF file , hay hình tượng (icon) như sau đây1:

nó được dùng để hướng dẫn bạn đến hồ sơ được dùng dưới dạng PDF (Portable Document Format files). Hồ sơ dạng PDF là những bản sao từ bản gốc, đã được sản xuất bằng chương trình điện toán Adobe Acrobat Program1, chương trình này cần có để chuyển đổi các hồ sơ ở dướI các dạng khác nhau thí dụ như ở dạng ‘’doc file’’ khi bạn dung Microsoft Word, hay dạng wpd file khi bạn dùng WordPerfect để đánh máy văn bản gốc của bạn.

1.Đọc Bài Viết Chuyên Ngành Bằng Việt Ngữ Dưới Dạng PDF Trên Internet

Nhiều hồ sơ của các cơ quan, đoàn thể cũng đã được chuyển sang dạng PDF để bất cứ độc giả nào truy cập vào Trang nhà (Home page) của họ, nếu trong máy của bạn đã có chương trình miễn phí Adobe Acrobat Reader1 (gọI tắt là Acrobat Reader), độc giả có thể đọc tài liệu loại này, in nó trên giấy hoặc chuyển tải cả hồ sơ vào máy rồi chuyển tiếp qua hệ thống thư điện tử dưới dạng "hồ sơ đính kèm" rất dễ dàng, không sợ bị mất vài đoạn trong hồ sơ khi chuyển tải, và nhất là bạn không cần phải có sẵn các dạng chữ Việt (fonts VNI, VPS, v.v..) rồi lại phải chuyển đổi font chữ Việt (configure fonts) của web browser (Netscape hay Internet Explorer) trên máy như đối với hồ sơ dạng HTML hay TEXT. Tuy nhiên nếu bạn muốn chuyển đổi dạng hồ sơ sang PDF thì phải dùng chương trình Adobe Acrobat, hoặc bạn chỉ muốn đọc hồ sơ dạng PDF mà thôi thì bạn cần phải có chương trình Acrobat Reader để đọc hồ sơ PDF này. Chỉ có chương trình Acrobat Reader này được chuyển tải miễn phí từ website của công ty Adobe mà thôi, còn chương trình Adobe Acrobat phải mua.

Phẩm chất của tài liệu được in trên giấy tùy thuộc vào hệ thống máy điện toán và máy in của bạn. Nó cũng có thể dùng để điền các mẫu đơn được làm dưới dạng PDF và nộp đơn trực tuyến.

2. Chương trình Adobe Acrobat là gì?:

Trước tiên, muốn chuyển đổi hồ sơ từ dạng ‘’doc file’’ hay ‘’wpd file’’ sang dạng PDF file, bạn cần phải mua chương trình gọI là Adobe Acrobat Program, tôi dùng version 4.0, trên thị trường đã thấy bán version 5.0. Bạn có thể vào website của công ty này mua online được. Giá khoảng độ $250.00, nếu bạn làm việc trong ngành giáo dục, bạn có thể được hưởng giá rẻ một nửa dành cho giới giáo chức. đây là địa chỉ URL của công ty Adobe : http://www.adobe.com

Chương trình này giúp cho người sản xuất ra văn bản gốc viết bằng tiếng nuớc ngoài lẫn vớI tiếng Anh, chẳng hạn như bạn dùng tiếng Việt (quốc ngữ, lẫn chữ Nôm), tiếng Trung Hoa, Đại Hàn, Nhật Bản, v.v. cùng trên một văn bản, nếu bạn gửi cho ngườI khác đọc mà họ không có các fonts chữ này sẵn trên máy của họ, thì họ sẽ không thể đọc được vì các chữ đó sẽ hiện ra như là các ASCII codes dùng để viết chương trình điện toán, bởi thế bạn cần phải mua chương trình Adobe Acrobat này để làm việc chuyển đổI hồ sơ ở dạng ‘’doc file hay wpd file’’ đã dùng cả tiếng Việt (với bất cứ fonts chữ loại nào: VPS, VNI, ABC, v.v.) đi cùng vớI chữ Nôm, chữ Tàu, Nhật, v.v.

để có thể dùng được như vậy, khi bạn làm việc cài đặt (install) chương trình Adobe Acrobat này, bạn cần phải nhớ cài đặt thêm phần Asian language đã có sẵn trong đó để dùng tiếng Tàu, Nhật, Nôm của VN, còn tiếng Việt (quốc ngữ), bạn cần phải làm thêm mấy việc sau đây, gọi là ‘’đính kèm fonts chữ theo hồ sơ’’ (embed fonts) :

A/ Nếu định dùng cả tiếng Tàu, tiếng Nhật hay Đại Hàn, thì phải làm ngay từ đầu việc CUSTOMS INSTALLATION với Asian language là file riêng có trong cái CD của Adobe Acrobat program. Tiếng VN của minh dùng là loại gốc Latin và True Type Fonts sẽ phải làm embed riêng sau này.

B/ Sau khi đã install cái Asian language file vào máy xong thì trở ra và làm những bước sau đây:

Adobe Acrobat có 2 cái printer drivers gọi là: Acrobat Distiller dùng để làm những file có nhiều graphics đi kèm, và Acrobat Writer dùng để làm những file đơn giản hơn có toàn text. Tôi dùng Acrobat Distiller luôn cho tiện.

1/ - click vào Start button của Windows

2/ - click vào Programs

3/- Tìm Adobe Acrobat ver. 4.0 hay 5.0>>> tìm Acrobat Distiller

4/ - click vào đó, nó hiện ra trên màn hình

5/ Tim SETTINGS >>> tìm Job options

6/ check mark vào Embed all fonts

  • check mark vao Subset all embeded fonts below 100%
  • When embed fail >> warning and continue

- click vào ALWAYS Embedded True Type fonts, ngoài 14 cái default do Acrobat da làm sẵn. = chọn những cái fonts chữ VN mà mình hay dùng: VNI, VPS, TCVN, v.v.. rồi highlight các fonts đó. Bấm vào chỗ có CC để đem nó qua cái KHUNG bên tay phải. bấm OK và SAVE AS : đặt tên cái ScreenOptimizer này với cái tên KHAC mà mình muốn phân biệt, thí dụ "VietNam", rồi OK trở ra >>> sau này khi mình bấm vào cái icon Acrobat dể đổi file, thì cái ScreenOptimizer này nó luôn luôn hiện ra với cái tên la "VietNam" >> tức là các embebed fonts sẽ luôn luôn tạo ra và bám theo file khi minh chuyển nao sang PDF từ dạng Word.Doc chắng hạn dưới cái VietNam ScreenOptimizer này

C/ Sau đó lại cần phải làm thêm vái bước này nữa : vào CONTROL panel

1/ - chọn PRINTER

2/ - chọn DISTILLER [hay WRITER là tên của một trong 2 cái printer drivers của Adobe acrobat]

3/ - Chọn phần Properties

4/ - chọn phần FONTS và highlight các fonts true type của VN lần nữa như đã làm ở trên, sau do nó sẽ ghi là : Send true type fonts to printer according to the fonts substitution table >>> tức là những fonts chữ VN mà mình chọn rồi. Edit the table

5/ - OK trở ra

D/ Vấn đề Chữ Nôm: vì tiếng VN xưa dùng gốc chữ Tàu, tôi không biết chữ Tàu hay Nôm, do đó tôi không rành rẽ việc sử dụng ở mục này, tuy nhiên theo tôi nghĩ thì quý bạn nào đã dùng Twin Bridge Program để đánh máy chữ Tàu rồi cải biên (modified) ra chữ Nôm vì thế nếu trong máy của quý vị có Twin Bridge fonts, có Asian language file cuả Adobe Acrobat, có chữ VN đủ loại fonts VNI,VPS, TCVN, v.v.. thì khi làm với chữ Nôm, các nét chữ đó (Nôm,Tàu) có thể đã có trong cái Asian language file của Acrobat rồi hay không = tôi không rành mục này nên xin quý vị tự làm thử vớI chương trình đánh máy chữ Tàu (nếu có mua Twin Bridge program) vớI chữ Việt (VNI, VPS) một file ngắn có ba loại chữ này rồi đổi sang PDF xem thế nào.

Quý bạn có thể xem các bài tiếng Việt có chữ Nôm đi kèm đã được chuyển sang dạng PDF ở website của Viện Việt Học ở Nam California: http://www.viethoc.org

E/ Khi làm xong thì muốn mở một file bằng Word trước, sau đó trên cái màn hình của Word sẽ có sẵn cái nút màu đỏ của cái icon Acrobat, bấm vào đó thì cái Acrobat sẽ được khởI động (activate) lên và có cái khung khác hiện ra, cái Distiller sẽ được thấy có check mark, và ScreenOptimizer với cái tên đã được bạn đặt cho nó, thí dụ "VietNam" sẽ hiện ra ở khung này.

  • click vào create
  • Sẽ thấy một màn hình khác hiện ra: cần coi cái check marks ở những chỗ này :

+ dấu chấm đen hiện ở chỗ : USE ACROBAT DISTTILLER

+ Khung Distiller stetting : VietNam (tức la cai tên của ScreenOptimizer mà mình đã làm embeded fonts xong và save as nó dướI cái tên này)

+ View PDF file after creating

+ Report errors

+ Delete the .ps and .logfile

- Chờ một lúc độ vài giây tới vài phút, tùy theo file dài hay ngắn, và có nhiều footnotes hay nhiều links vào với www hay không, máy nó sẽ đổi sang dạng PDF cho minh và sau đó ACROBAT READER cùng version vớI Adobe Acrobat được cài đặt một lúc vớI Adobe Acrobat sẽ tự động mở cái hồ sơ mà mình vừa convert từ dạng "doc" sang "PDF".

Nó cũng tự động save as cái ‘’doc file’’ theo dạng PDF file cho mình luôn vào hard disk hay vào drive A tùy lúc mình dùng file ở dạng doc lấy ra từ A hay C drive.

Nên save as lại lần nữa vào C hay A tùy ý, để có một back up file cho chắn ăn! Theo tôi thì nên dùng C drive, vì nó chứa nhiều bytes, và khi convert sang PDF nó sẽ tự động save as cho mình cùng vớI tên file trên Word, và cho extension PDF vào file này vào C drive. Nếu file Word và DPF cùng để trong A drive, điã chứa ít bytes quá (1.4MB) mà files lại nhiều hơn 1.4MB, nó không đủ chỗ chứa nó lại KHONG cho mình biết, thế là phải làm lại bằng C drive, mất thì giờ và mất công toi!

3. Chương trình Acrobat Reader là gì?

Lưu ý: Acrobat Reader chỉ dùng để đọc hồ sơ dạng PDF mà thôi và nó được chuyển tải miễn phí.

Nếu bạn chỉ cần đọc được hồ sơ ở dạng PDF bạn cần phải có chương trình Acrobat Reader cài đặt sẵn trong máy của bạn. Chương trình Acrobat Reader có điạ chỉ URL như sau :http://www.adobe.com/products/acrobat/readermain.html có thể tải xuống máy PC của bạn miễn phí, nó có thể được dùng trên nhiều hệ điều hành, chẳng hạn như DOS, Windows, MacIntosh, và UNIX.

4. Hướng Dẫn Chuyển Tải Chương Trình Acrobat Reader

  1. Trên www, bạn hãy tìm đến chỗ có kết nối với điạ chỉ của Adobe Acrobat Reader ghi ở trên (nhấn chuột vào kết nối đó) để chuyển tải chương trình này vào máy của bạn miễn phí. Nhấn chuột vào chỗ ghi chữ Download Now
  2. Tiếp theo bạn sẽ thấy một trang khác có ghi đề mục Get Adobe Acrobat Reader, bạn tiếp tục làm theo bước chỉ dẫn số 2 ghi trên máy. (Không cần thiết phải đăng kỳ tên bạn).
  3. Xem phần cuối trang và nhấn chuột vào nút ghi chữ Download.
  4. Máy sẽ cần bạn ghi vị trí của hồ sơ bạn muốn cho vào máy ở đĩa nào, thí dụ bạn chọn đĩa C.
  5. Giữ hồ sơ vào trong đĩa cố định (hard disk) của bạn (thí dụ đĩa C) theo chỉ dẫn trên trang này. Hãy chỉ định một vị trí trong đĩa cố định của bạn để giữ hồ sơ có Lệnh Thi Hành của chương trình này ở đó.Thí dụ: C:ar405eng
  6. Sau khi việc chuyển tải chương trình Acrobat Reader xuống máy của bạn đã hoàn tất (mất từ vài giây đến ít phút tùy theo tốc độ của modem, máy PC và cơ sở dịch vụ Internet (server) mà bạn đang dùng), bạn cần phải mở Hồ sơ có lệnh thi hành (executable file) để nạp nguyên chương trình này vào máy của bạn . Vào đĩa C, chọn hồ sơ vừa ghi C:ar405eng và nhấn chuột vào hồ sơ này hai lần liên tiếp (double click), máy sẽ tự động mở và nạp hồ sơ này cho bạn, sau đó bạn sẽ thấy có hình tượng (shortcut icon) của Acrobat Reader được cho vào máy tự động và nó hiện trên màn ảnh hiển thị của bạn.
  7. Khi cần mở một tài liệu có dạng PDF ngay trên www, máy của bạn sẽ tự động mở Acrobat Reader và tài liệu sẽ hiện trên màn ảnh hiển thị của bạn. Nếu không thấy, máy sẽ hỏi bạn cần dùng loại chương trình nào để mở tài liệu, bạn hãy bấm vào hình tượng của Adobe Acrobat đã ghi ở phía trên, nhấn chuột vào đó, Acrobat Reader sẽ được hiện ra, và bạn sẽ mở và đọc được tài liệu loại PDF này.

5. Hướng Dẫn Sử Dụng Chương Trình Acrobat Reader

Lưu ý: Acrobat Reader chỉ dung để đọc hồ sơ dạng PDF mà thôi

Nếu bạn nhận được một hồ sơ chuyển qua hệ thống điện thư, và nó được lưu giữ dưới dạng .PDF. Muốn mở ra để đọc và in hồ sơ này, bạn cần phải làm những bước sau đây:

  1. Lưu giữ (save as) hồ sơ này vào đĩa A của bạn, đặt tên cho hồ sơ này. Trước khi mở hồ sơ vừa lưu giữ ra, bạn cần phải kiểm soát xem nó có virus hay không bằng cách dùng chương trình ngăn ngừa virus thí dụ như Norton AntiVirus hay McAffee.
  2. Khởi động (activate) chương trình Acrobat Reader đã có trong máy của bạn bằng cách nhấn chuột vào hình tượng làm sẵn (shortcut icon) của Acrobat Reader trên màn ảnh hiển thị của bạn.
  3. Sau đó, máy của bạn sẽ có màn ảnh của trang đầu của Acrobat Reader, trông tựa như màn ảnh của Microsoft Word.
  4. Nhấn chuột vào nút File sau đó nhấn vào nút Open
  5. Chọn đĩa A và nhấn chuột vào tên hồ sơ muốn mở.
  6. Nhấn OK, bạn sẽ thấy hồ sơ được mở ra trên màn hình.
  7. Bạn có thể đọc và in tài liệu bằng cách nhấn chuột vào File, xong rồi nhấn vào Print.

______________

1 Adobe Acrobat và Adobe Acrobat Reader là nhãn hiệu có cầu chứng (hay đã đăng ký) tại toà của Công ty Adobe Acrobat (Trade mark of Adobe Acrobat)


Comments? Suggestions? Please send us an email leaf-vn@leaf-vn.org
Copyright 1999-2002, LEAF-VN. All Rights Reserved.