nó ÇÜ®c dùng Ç‹ hܧng dÅn bån ljn hÒ sÖ ÇÜ®c dùng dܧi dång PDF (Portable Document Format files). HÒ sÖ dång PDF là nh»ng bän sao tØ bän gÓc, Çã ÇÜ®c sän xuÃt b¢ng chÜÖng trình ÇiŒn toán Adobe Acrobat Program¹, chÜÖng trình này cÀn có Ç‹ chuy‹n Ç°i các hÒ sÖ ª dܧI các dång khác nhau thí dø nhÜ ª dång ‘’doc file’’ khi bån dung Microsoft Word, hay dång wpd file khi bån dùng WordPerfect Ç‹ Çánh máy væn bän gÓc cûa bån.

NhiŠu hÒ sÖ cûa các cÖ quan, Çoàn th‹ cÛng Çã ÇÜ®c chuy‹n sang dång PDF Ç‹ bÃt c٠Ƕc giä nào truy cÆp vào Trang nhà (Home page) cûa h†, n‰u trong máy cûa bån Çã có chÜÖng trình miÍn phí Adobe Acrobat Reader¹ (g†I t¡t là Acrobat Reader), Ƕc giä có th‹ džc tài liŒu loåi này, in nó trên giÃy ho¥c chuy‹n täi cä hÒ sÖ vào máy rÒi chuy‹n ti‰p qua hŒ thÓng thÜ ÇiŒn tº dܧi dång "hÒ sÖ Çính kèm" rÃt dÍ dàng, không s® bÎ mÃt vài Çoån trong hÒ sÖ khi chuy‹n täi, và nhÃt là bån không cÀn phäi có s¤n các dång ch» ViŒt (fonts VNI, VPS, v.v..) rÒi låi phäi chuy‹n Ç°i font ch» ViŒt (configure fonts) cûa web browser (Netscape hay Internet Explorer) trên máy nhÜ ÇÓi v§i hÒ sÖ dång HTML hay TEXT. Tuy nhiên n‰u bån muÓn chuy‹n Ç°i dång hÒ sÖ sang PDF thì phäi dùng chÜÖng trình Adobe Acrobat, ho¥c bån chÌ muÓn džc hÒ sÖ dång PDF mà thôi thì bån cÀn phäi có chÜÖng trình Acrobat Reader Ç‹ džc hÒ sÖ PDF này. ChÌ có chÜÖng trình Acrobat Reader này ÇÜ®c chuy‹n täi miÍn phí tØ website cûa công ty Adobe mà thôi, còn chÜÖng trình Adobe Acrobat phäi mua.

PhÄm chÃt cûa tài liŒu ÇÜ®c in trên giÃy tùy thu¶c vào hŒ thÓng máy ÇiŒn toán và máy in cûa bån. Nó cÛng có th‹ dùng Ç‹ ÇiŠn các mÅu ÇÖn ÇÜ®c làm dܧi dång PDF và n¶p ÇÖn tr¿c tuy‰n.

ChÜÖng trình này giúp cho ngÜ©i sän xuÃt ra væn bän gÓc vi‰t b¢ng ti‰ng nu§c ngoài lÅn v§I ti‰ng Anh, ch£ng hån nhÜ bån dùng ti‰ng ViŒt (quÓc ng», lÅn ch» Nôm), ti‰ng Trung Hoa, ñåi Hàn, NhÆt Bän, v.v. cùng trên m¶t væn bän, n‰u bån gºi cho ngÜ©I khác džc mà h† không có các fonts ch» này s¤n trên máy cûa h†, thì h† së không th‹ džc ÇÜ®c vì các ch» Çó së hiŒn ra nhÜ là các ASCII codes dùng Ç‹ vi‰t chÜÖng trình ÇiŒn toán, bªi th‰ bån cÀn phäi mua chÜÖng trình Adobe Acrobat này Ç‹ làm viŒc chuy‹n Ç°I hÒ sÖ ª dång ‘’doc file hay wpd file’’ Çã dùng cä ti‰ng ViŒt (v§i bÃt cÙ fonts ch» loåi nào: VPS, VNI, ABC, v.v.) Çi cùng v§I ch» Nôm, ch» Tàu, NhÆt, v.v.

A/ N‰u ÇÎnh dùng cä ti‰ng Tàu, ti‰ng NhÆt hay ñåi Hàn, thì phäi làm ngay tØ ÇÀu viŒc CUSTOMS INSTALLATION v§i Asian language là file riêng có trong cái CD cûa Adobe Acrobat program. Ti‰ng VN cûa minh dùng là loåi gÓc Latin và True Type Fonts së phäi làm embed riêng sau này.

B/ Sau khi Çã install cái Asian language file vào máy xong thì trª ra và làm nh»ng bܧc sau Çây:

Adobe Acrobat có 2 cái printer drivers g†i là: Acrobat Distiller dùng Ç‹ làm nh»ng file có nhiŠu graphics Çi kèm, và Acrobat Writer dùng Ç‹ làm nh»ng file ÇÖn giän hÖn có toàn text. Tôi dùng Acrobat Distiller luôn cho tiŒn.

1/ - click vào Start button cûa Windows

2/ - click vào Programs

3/- Tìm Adobe Acrobat ver. 4.0 hay 5.0>>> tìm Acrobat Distiller

4/ - click vào Çó, nó hiŒn ra trên màn hình

5/ Tim SETTINGS >>> tìm Job options

6/ check mark vào Embed all fonts

• check mark vao Subset all embeded fonts below 100%
• When embed fail >> warning and continue

- click vào ALWAYS Embedded True Type fonts, ngoài 14 cái default do Acrobat da làm s¤n. = ch†n nh»ng cái fonts ch» VN mà mình hay dùng: VNI, VPS, TCVN, v.v.. rÒi highlight các fonts Çó. BÃm vào ch‡ có CC Ç‹ Çem nó qua cái KHUNG bên tay phäi. bÃm OK và SAVE AS : Ç¥t tên cái ScreenOptimizer này v§i cái tên KHAC mà mình muÓn phân biŒt, thí dø "VietNam", rÒi OK trª ra >>> sau này khi mình bÃm vào cái icon Acrobat d‹ Ç°i file, thì cái ScreenOptimizer này nó luôn luôn hiŒn ra v§i cái tên la "VietNam" >> tÙc là các embebed fonts së luôn luôn tåo ra và bám theo file khi minh chuy‹n nao sang PDF tØ dång Word.Doc ch¡ng hån dܧi cái VietNam ScreenOptimizer này

C/ Sau Çó låi cÀn phäi làm thêm vái bܧc này n»a : vào CONTROL panel

1/ - ch†n PRINTER

2/ - ch†n DISTILLER [hay WRITER là tên cûa m¶t trong 2 cái printer drivers cûa Adobe acrobat]

3/ - Ch†n phÀn Properties

4/ - ch†n phÀn FONTS và highlight các fonts true type cûa VN lÀn n»a nhÜ Çã làm ª trên, sau do nó së ghi là : Send true type fonts to printer according to the fonts substitution table >>> tÙc là nh»ng fonts ch» VN mà mình ch†n rÒi. Edit the table

5/ - OK trª ra

D/ VÃn ÇŠ Ch» Nôm: vì ti‰ng VN xÜa dùng gÓc ch» Tàu, tôi không bi‰t ch» Tàu hay Nôm, do Çó tôi không rành rë viŒc sº døng ª møc này, tuy nhiên theo tôi nghï thì quš bån nào Çã dùng Twin Bridge Program Ç‹ Çánh máy ch» Tàu rÒi cäi biên (modified) ra ch» Nôm vì th‰ n‰u trong máy cûa quš vÎ có Twin Bridge fonts, có Asian language file cuä Adobe Acrobat, có ch» VN Çû loåi fonts VNI,VPS, TCVN, v.v.. thì khi làm v§i ch» Nôm, các nét ch» Çó (Nôm,Tàu) có th‹ Çã có trong cái Asian language file cûa Acrobat rÒi hay không = tôi không rành møc này nên xin quš vÎ t¿ làm thº v§I chÜÖng trình Çánh máy ch» Tàu (n‰u có mua Twin Bridge program) v§I ch» ViŒt (VNI, VPS) m¶t file ng¡n có ba loåi ch» này rÒi Ç°i sang PDF xem th‰ nào.

E/ Khi làm xong thì muÓn mª m¶t file b¢ng Word trܧc, sau Çó trên cái màn hình cûa Word së có s¤n cái nút màu ÇÕ cûa cái icon Acrobat, bÃm vào Çó thì cái Acrobat së ÇÜ®c khªI Ƕng (activate) lên và có cái khung khác hiŒn ra, cái Distiller së ÇÜ®c thÃy có check mark, và ScreenOptimizer v§i cái tên Çã ÇÜ®c bån Ç¥t cho nó, thí dø "VietNam" së hiŒn ra ª khung này.

• click vào create
• Së thÃy m¶t màn hình khác hiŒn ra: cÀn coi cái check marks ª nh»ng ch‡ này :

- Ch© m¶t lúc Ƕ vài giây t§i vài phút, tùy theo file dài hay ng¡n, và có nhiŠu footnotes hay nhiŠu links vào v§i www hay không, máy nó së Ç°i sang dång PDF cho minh và sau Çó ACROBAT READER cùng version v§I Adobe Acrobat ÇÜ®c cài Ç¥t m¶t lúc v§I Adobe Acrobat së t¿ Ƕng mª cái hÒ sÖ mà mình vØa convert tØ dång "doc" sang "PDF".

Nó cÛng t¿ Ƕng save as cái ‘’doc file’’ theo dång PDF file cho mình luôn vào hard disk hay vào drive A tùy lúc mình dùng file ª dång doc lÃy ra tØ A hay C drive.

Nên save as låi lÀn n»a vào C hay A tùy š, Ç‹ có m¶t back up file cho ch¡n æn! Theo tôi thì nên dùng C drive, vì nó chÙa nhiŠu bytes, và khi convert sang PDF nó së t¿ Ƕng save as cho mình cùng v§I tên file trên Word, và cho extension PDF vào file này vào C drive. N‰u file Word và DPF cùng Ç‹ trong A drive, Çiã chÙa ít bytes quá (1.4MB) mà files låi nhiŠu hÖn 1.4MB, nó không Çû ch‡ chÙa nó låi KHONG cho mình bi‰t, th‰ là phäi làm låi b¢ng C drive, mÃt thì gi© và mÃt công toi!

1. LÜu gi» (save as) hÒ sÖ này vào Çïa A cûa bån, Ç¥t tên cho hÒ sÖ này. Trܧc khi mª hÒ sÖ vØa lÜu gi» ra, bån cÀn phäi ki‹m soát xem nó có virus hay không b¢ng cách dùng chÜÖng trình ngæn ngØa virus thí dø nhÜ Norton AntiVirus hay McAffee.
2. Khªi Ƕng (activate) chÜÖng trình Acrobat Reader Çã có trong máy cûa bån b¢ng cách nhÃn chu¶t vào hình tÜ®ng làm s¤n (shortcut icon) cûa Acrobat Reader trên màn änh hi‹n thÎ cûa bån.
3. Sau Çó, máy cûa bån së có màn änh cûa trang ÇÀu cûa Acrobat Reader, trông t¿a nhÜ màn änh cûa Microsoft Word.
4. NhÃn chu¶t vào nút File sau Çó nhÃn vào nút Open
5. Ch†n Çïa A và nhÃn chu¶t vào tên hÒ sÖ muÓn mª.
6. NhÃn OK, bån së thÃy hÒ sÖ ÇÜ®c mª ra trên màn hình.
7. Bån có th‹ džc và in tài liŒu b¢ng cách nhÃn chu¶t vào File, xong rÒi nhÃn vào Print.

______________